文件傳閱是辦公室的一項(xiàng)日常工作，看似簡單，實(shí)則不然，需要耐心、細(xì)心和用心。做好文件傳閱工作要牢記“勤登記、細(xì)分類、巧變通、知內(nèi)容、常備注”。
1.勤登記
簽收登記務(wù)必完整詳細(xì)，必須記錄文件的字號、密級、文件名、來文單位、收文時(shí)間、緊急程度等基本信息。在進(jìn)入文件處理流程之后，要及時(shí)掌握和跟蹤文件處理的最新動(dòng)態(tài)，隨時(shí)登記、記錄。此外，近年來電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)OA辦公系統(tǒng)不斷推廣，功能越來越完善，其文件處理方面的功能，我們也要熟練掌握、規(guī)范使用。
2.細(xì)分類 文件的緊急程度、重要性、密級、領(lǐng)導(dǎo)批示、需閱處的領(lǐng)導(dǎo)等不盡相同，必須做好分類，給不同類型的文件配備專用文件夾，有效提高文件傳閱的速度和質(zhì)量。
如按照緊急程度可將文件分為特急件、急件、平件，要將不同類型文件分類傳閱。這樣既方便領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件的緊急程度、重要程度及時(shí)處理文件，又可以提醒自己按照文件處理的不同要求對文件進(jìn)行傳閱。
3.巧變通
對文件傳閱，各單位都有一套標(biāo)準(zhǔn)和固定的流程，但是對一些急件、領(lǐng)導(dǎo)批示件，要做到急事急辦，以免誤事。
例如，對一些急件，可以跟領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)秘書聯(lián)系后，及時(shí)將文件送達(dá)約定位置給領(lǐng)導(dǎo)閱簽，或者由領(lǐng)導(dǎo)指定其他領(lǐng)導(dǎo)代為閱簽。
4.知內(nèi)容
做好文件傳閱工作，不論是否需要提出擬辦意見，都需要認(rèn)真學(xué)習(xí)所傳閱的文件內(nèi)容。這樣便于從領(lǐng)導(dǎo)的角度思考和區(qū)分哪些文件較為重要緊急，需要優(yōu)先處理。簡言之，就是通過學(xué)習(xí)文件，從而更準(zhǔn)確地對文件進(jìn)行分類。這比機(jī)械的用文號類型、密級來給文件分類更能提高服務(wù)質(zhì)量。若傳辦文件時(shí)領(lǐng)導(dǎo)隨口問起有關(guān)內(nèi)容和處理建議，也能有的放矢。
5.常備注
作為辦文人員，在處理文件過程中，要及時(shí)在文件簽批處理單上的合適位置備注文件的處理情況，以免日后忘記。
例如領(lǐng)導(dǎo)在文件上批示“復(fù)印一份給我”，如復(fù)印后已送領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)在處理單上及時(shí)備注“已復(fù)印送某領(lǐng)導(dǎo)”。
又如有的文件很緊急，通過電話告知領(lǐng)導(dǎo)后，也應(yīng)及時(shí)在文件處理單上備注“已于××日××?xí)r電話告知某領(lǐng)導(dǎo)”，如領(lǐng)導(dǎo)有指示，也應(yīng)一并備注。
在文件處理單上備注文件處理的情況，既便于自己記錄，也便于后面閱文的領(lǐng)導(dǎo)了解文件的有關(guān)處理情況，簽批時(shí)心中有數(shù)。
